Datore di lavoro ufficiale per progetti industriali: quando è indicata questa soluzione?

I progetti industriali richiedono spesso specialisti in paesi in cui l’azienda non dispone di una struttura locale.

Un progetto potrebbe aver bisogno di un ingegnere, uno specialista HSE, un responsabile di cantiere, un esperto di messa in servizio o un project manager per diversi mesi. La persona in questione potrebbe dover lavorare sul posto, integrarsi nel team di progetto e operare all’interno di un quadro lavorativo ben definito.

Ma assumere qualcuno in un paese in cui la tua azienda non ha una sede legale può essere complicato.

È proprio questo il tipo di situazione in cui una soluzione di “Employer of Record” può rivelarsi utile.

Un “Employer of Record” permette a un’azienda di avvalersi di uno specialista attraverso un quadro lavorativo locale, mentre un partner esterno si occupa delle pratiche amministrative relative al rapporto di lavoro. Per le aziende industriali, questa soluzione può essere un modo pratico per avvalersi di competenze a livello internazionale senza dover creare una sede locale.

Cos’è un “datore di lavoro ufficiale”?

Un “Employer of Record”, spesso indicato con l’acronimo EOR, è una soluzione che permette a un’azienda di assumere uno specialista a livello locale attraverso una struttura di terze parti.

L’azienda cliente definisce le esigenze del progetto, il ruolo, gli obiettivi operativi e le mansioni quotidiane. Il datore di lavoro ufficiale si occupa delle pratiche amministrative relative al contratto locale.

Tra queste potrebbero esserci:

• stipulare il contratto di lavoro locale;
• coordinare la gestione delle buste paga;
• gestire gli obblighi legati al rapporto di lavoro;
• tenersi aggiornati sui requisiti amministrativi locali;
• sostenere il quadro occupazionale per tutta la durata dell’incarico.

L’obiettivo è permettere all’azienda di avvalersi di uno specialista in un determinato Paese senza dover creare una propria struttura lavorativa in loco.

Perché l’EOR è utile nei progetti industriali?

I progetti industriali sono spesso internazionali, temporanei e molto specifici.

Un’azienda potrebbe aver bisogno di uno specialista in loco per una fase specifica di un progetto, senza che sia necessaria una presenza permanente nel Paese. Creare una società locale potrebbe essere troppo lento, troppo costoso o semplicemente inutile, vista la durata dell’incarico.

Allo stesso tempo, il progetto potrebbe richiedere un quadro lavorativo più formale rispetto a un semplice contratto da libero professionista.

Questo vale soprattutto quando:

• lo specialista deve essere assunto in loco;
• l’incarico si svolge in un paese in cui il cliente non ha alcuna sede;
• il progetto richiede la gestione locale delle buste paga e delle pratiche relative al personale;
• l’incarico è temporaneo ma importante dal punto di vista operativo;
• Lo specialista deve essere ben integrato nel team di progetto locale.

In queste situazioni, un “Employer of Record” può rappresentare una soluzione intermedia pratica tra la creazione di una struttura locale permanente e il ricorso a una collaborazione esterna informale.

Quando è utile ricorrere a un “datore di lavoro ufficiale”?

Un “Employer of Record” non è la soluzione giusta per ogni incarico internazionale. È particolarmente utile quando il progetto richiede l’assunzione di personale locale, ma l’azienda non vuole, o non può, assumere direttamente lo specialista.

Non hai una persona giuridica nel Paese

Questo è uno dei motivi più comuni per cui si ricorre a un EOR.

Se la tua azienda ha bisogno di uno specialista in un Paese in cui non ha una sede locale, l’assunzione diretta potrebbe non essere possibile. Un “Employer of Record” può fornire un quadro normativo locale per il rapporto di lavoro per tutta la durata dell’incarico.

Si tratta di un incarico temporaneo

I progetti industriali richiedono spesso competenze specialistiche per un periodo di tempo ben definito: messa in servizio, costruzione, supervisione, gestione del cantiere, manutenzione, qualità, salute, sicurezza e ambiente (HSE) o realizzazione del progetto.

Se si tratta di un’esigenza temporanea, creare una struttura locale potrebbe non essere giustificato.

Lo specialista ha bisogno di un contratto di lavoro

In certi casi è meglio un rapporto di lavoro dipendente piuttosto che un rapporto da libero professionista.

Questo può dipendere dal Paese, dal ruolo, dal grado di integrazione nel team di progetto o dalla natura dell’incarico.

Devi agire in fretta

Creare una società locale o mettere a punto un sistema interno per la gestione del personale può richiedere tempo.

Un EOR può aiutare le aziende a reperire più rapidamente un esperto, pur operando all’interno di un quadro lavorativo formale.

Vuoi ridurre la complessità amministrativa

Lavorare all’estero può comportare la gestione delle buste paga, degli adempimenti locali, della documentazione e un regolare monitoraggio amministrativo.

Collaborando con un partner che funge da datore di lavoro ufficiale, l’azienda può alleggerire il carico di lavoro dei team delle risorse umane, della contabilità e dell’amministrazione.

Cosa può gestire Ergonos

Con una soluzione di “Employer of Record”, Ergonos aiuta le aziende a strutturare e gestire il quadro lavorativo locale dei professionisti.

A seconda della situazione, Ergonos può aiutarti a:

• analisi del contesto del progetto e del Paese in questione;
• scelta del quadro contrattuale più adatto;
• creare posti di lavoro a livello locale;
• coordinamento delle buste paga e delle pratiche amministrative relative al personale;
• aggiornamento sull’incarico;
• la comunicazione tra il cliente, lo specialista e le parti interessate locali;
• gli adeguamenti necessari nel caso in cui l’incarico subisca delle modifiche.

L’obiettivo è aiutare l’azienda a concentrarsi sul progetto, assicurandosi al contempo che il quadro lavorativo sia adeguato alla situazione.

Vantaggi per i team delle risorse umane, della finanza e dei progetti

Un “Employer of Record” crea valore per diversi soggetti interessati all’interno dell’azienda.

• Per i team delle risorse umane, offre una soluzione per assumere uno specialista in loco senza dover creare una struttura locale permanente né gestire internamente ogni esigenza locale.
• Per i team finanziari, questo strumento aiuta a fare chiarezza sui costi legati agli incarichi e a centralizzare le pratiche amministrative relative al personale.
• Per i team di progetto, questo permette di accedere più velocemente allo specialista necessario in loco, senza dover aspettare che venga creata un’intera struttura locale.

Questo è particolarmente utile quando le tempistiche del progetto sono strette e bisogna mobilitare rapidamente le competenze necessarie.

Conclusione

Un “Employer of Record” può essere una soluzione utile per le aziende industriali che hanno bisogno di avvalersi di specialisti in paesi dove non dispongono di una struttura lavorativa locale.

Questo è particolarmente importante quando l’incarico è temporaneo, lo specialista deve essere assunto in loco e il progetto non può aspettare che venga creata una struttura locale completa.

Per i team delle risorse umane, della finanza e dei progetti, un EOR può ridurre la complessità, migliorare la chiarezza e aiutare l’azienda ad accedere alle competenze di cui ha bisogno nel Paese giusto.

Ma non dovresti scegliere un “Employer of Record” a caso.

La domanda più importante rimane sempre la stessa: qual è il quadro contrattuale più adatto per questo incarico specifico, in questo Paese specifico?

Ergonos può aiutarti a trovare la risposta.