Bei Industrieprojekten werden häufig Fachkräfte in Ländern benötigt, in denen das Unternehmen über keine eigene Niederlassung verfügt.
Für ein Projekt werden möglicherweise über mehrere Monate hinweg ein Ingenieur, ein Arbeitsschutzbeauftragter, ein Bauleiter, ein Inbetriebnahmeexperte oder ein Projektleiter benötigt. Die betreffende Person muss unter Umständen vor Ort tätig sein, in das Projektteam integriert werden und innerhalb klarer Beschäftigungsrahmenbedingungen arbeiten.
Die Einstellung eines Mitarbeiters in einem Land, in dem Ihr Unternehmen keine juristische Person besitzt, kann jedoch komplex sein.
Genau dies ist die Art von Situation, in der eine „Employer of Record“-Lösung von Bedeutung sein kann.
Ein „Employer of Record“ ermöglicht es einem Unternehmen, einen Spezialisten im Rahmen lokaler Beschäftigungsbedingungen einzusetzen, während ein externer Partner die damit verbundenen administrativen Aufgaben übernimmt. Für Industrieunternehmen kann diese Lösung eine praktische Möglichkeit darstellen, Fachwissen international zu nutzen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.
Was ist ein „Employer of Record“?
Ein „Employer of Record“ (EOR) ist eine Lösung, die es einem Unternehmen ermöglicht, einen Fachkräfte vor Ort über eine Drittanbieter-Struktur zu beschäftigen.
Das Kundenunternehmen legt den Projektbedarf, die Funktion, die operativen Ziele und die täglichen Aufgaben fest. Der „Employer of Record“ übernimmt die Personalverwaltung im Zusammenhang mit dem lokalen Arbeitsvertrag.
Dazu können gehören:
- die Erstellung des lokalen Arbeitsvertrags;
- Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnung;
- die Erfüllung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen;
- Überwachung der lokalen behördlichen Anforderungen;
- die Einhaltung der Beschäftigungsrahmenbedingungen während der gesamten Dauer des Einsatzes sicherzustellen.
Ziel ist es, dem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, einen Spezialisten in einem bestimmten Land einzusetzen, ohne eine eigene lokale Beschäftigungsstruktur aufbauen zu müssen.
Warum ist EOR für Industrieprojekte von Nutzen?
Industrieprojekte sind oft international, befristet und sehr spezifisch.
Ein Unternehmen benötigt möglicherweise für eine bestimmte Projektphase einen Spezialisten vor Ort, ohne dass eine dauerhafte Präsenz im Land erforderlich ist. Die Gründung einer lokalen Gesellschaft kann angesichts der Dauer des Einsatzes zu zeitaufwendig, zu kostspielig oder schlichtweg unnötig sein.
Gleichzeitig erfordert das Projekt möglicherweise einen formelleren Beschäftigungsrahmen als einen einfachen Freiberuflervertrag.
Dies gilt insbesondere dann, wenn:
- Der Fachmann muss vor Ort beschäftigt sein;
- Der Auftrag wird in einem Land ausgeführt, in dem der Auftraggeber keine Niederlassung unterhält;
- Das Projekt erfordert eine lokale Lohn- und Personalverwaltung;
- Die Aufgabe ist zwar befristet, aber für den Betrieb von großer Bedeutung;
- Der Fachmann muss eng in das vor Ort tätige Projektteam eingebunden sein.
In solchen Situationen kann ein „Employer of Record“ eine praktische Zwischenlösung darstellen, die den Mittelweg zwischen dem Aufbau einer festen lokalen Struktur und der Nutzung einer informellen externen Zusammenarbeit bildet.
Wann ist ein „Employer of Record“ relevant?
Ein „Employer of Record“ ist nicht für jeden Auslandseinsatz die richtige Lösung. Er erweist sich insbesondere dann als nützlich, wenn das Projekt eine lokale Anstellung erfordert, das Unternehmen den Fachkräfte jedoch nicht direkt einstellen möchte oder kann.
Sie verfügen über keine juristische Person in diesem Land
Dies ist einer der häufigsten Gründe für den Einsatz eines EOR.
Falls Ihr Unternehmen einen Spezialisten in einem Land benötigt, in dem es keine eigene Niederlassung unterhält, ist eine direkte Anstellung möglicherweise nicht möglich. Ein „Employer of Record“ kann für die Dauer des Einsatzes einen lokalen Beschäftigungsrahmen bereitstellen.
Der Einsatz ist befristet
Industrieprojekte erfordern häufig Fachwissen für einen bestimmten Zeitraum: Inbetriebnahme, Bauausführung, Bauaufsicht, Baustellenleitung, Instandhaltung, Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit und Umweltschutz oder Projektabwicklung.
Sollte der Bedarf nur vorübergehend bestehen, ist die Einrichtung einer lokalen Struktur möglicherweise nicht gerechtfertigt.
Der Facharzt benötigt einen Arbeitsvertrag
In manchen Situationen ist ein Arbeitsverhältnis vorzuziehen statt einer freiberuflichen Tätigkeit.
Dies kann vom jeweiligen Land, der jeweiligen Funktion, dem Grad der Einbindung in das Projektteam oder der Art des Einsatzes abhängen.
Sie müssen zügig handeln
Die Gründung einer lokalen Gesellschaft oder der Aufbau einer internen Personalinfrastruktur kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Ein EOR kann Unternehmen dabei unterstützen, einen Spezialisten schneller einzusetzen und dabei im Rahmen eines formellen Beschäftigungsverhältnisses zu arbeiten.
Sie möchten den Verwaltungsaufwand reduzieren
Eine Beschäftigung im Ausland kann mit der Gehaltsabrechnung, lokalen Verpflichtungen, der Dokumentation und regelmäßigen administrativen Nachverfolgungsmaßnahmen verbunden sein.
Durch die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“-Partner kann das Unternehmen die Belastung der Personal-, Finanz- und Verwaltungsabteilungen verringern.
Was Ergonos leisten kann
Mit einer „Employer of Record“-Lösung unterstützt Ergonos Unternehmen dabei, die lokalen Beschäftigungsbedingungen für Fachkräfte zu gestalten und zu verwalten.
Je nach Situation kann Ergonos Sie in folgenden Bereichen unterstützen:
- Analyse des Projektkontexts und des betreffenden Landes;
- Auswahl des am besten geeigneten vertraglichen Rahmens;
- Schaffung von Arbeitsplätzen vor Ort;
- Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der arbeitsrechtlichen Verwaltung;
- Nachverfolgung der Aufgabe;
- Kommunikation zwischen dem Auftraggeber, dem Fachberater und den lokalen Akteuren;
- die erforderlichen Anpassungen, falls sich der Auftrag weiterentwickelt.
Ziel ist es, das Unternehmen dabei zu unterstützen, sich auf das Projekt zu konzentrieren, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Beschäftigungsbedingungen der Situation angemessen sind.
Vorteile für Personal-, Finanz- und Projektteams
Ein „Employer of Record“ schafft Mehrwert für verschiedene interne Interessengruppen.
- Für Personalabteilungen bietet dies die Möglichkeit, vor Ort einen Spezialisten einzustellen, ohne eine feste lokale Struktur aufbauen oder alle lokalen Anforderungen intern verwalten zu müssen.
- Für Finanzteams trägt dies dazu bei, auftriebsbezogene Kosten zu verdeutlichen und die personalbezogene Verwaltung zu zentralisieren.
- Für Projektteams ermöglicht dies einen schnelleren Zugang zu den benötigten Fachkräften vor Ort, ohne darauf warten zu müssen, dass eine vollständige lokale Struktur aufgebaut wird.
Dies ist besonders dann von Nutzen, wenn die Projektfristen knapp bemessen sind und Fachwissen rasch mobilisiert werden muss.
Schlussfolgerung
Ein „Employer of Record“ kann eine wertvolle Lösung für Industrieunternehmen sein, die Fachkräfte in Ländern einsetzen müssen, in denen sie über keine lokale Beschäftigungsstruktur verfügen.
Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn es sich um einen befristeten Einsatz handelt, der Fachmann vor Ort beschäftigt werden muss und das Projekt nicht abwarten kann, bis eine vollständige lokale Struktur aufgebaut ist.
Für Personal-, Finanz- und Projektteams kann ein EOR die Komplexität verringern, für mehr Klarheit sorgen und dem Unternehmen dabei helfen, im jeweiligen Land auf das benötigte Fachwissen zurückzugreifen.
Ein „Employer of Record“ sollte jedoch nicht automatisch ausgewählt werden.
Die wichtigste Frage bleibt stets dieselbe: Wie sieht der richtige vertragliche Rahmen für diesen konkreten Auftrag in diesem konkreten Land aus?
Ergonos kann Ihnen dabei helfen, diese Frage zu beantworten.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie Fragen? Wir haben die Antworten. Hier finden Sie alles, was Sie über die Zusammenarbeit mit uns wissen müssen.
An Employer of Record is a third-party structure that allows a company to employ a specialist locally, while the EOR handles employment-related administration, payroll coordination and the local employment framework.
An Employer of Record is useful when a company needs to employ a specialist in a country where it does not have a local legal entity or employment structure.
Yes. It can be particularly useful for industrial projects that require engineers, site managers, HSE specialists or project experts in a given country for a temporary assignment.
No. An Employer of Record applies when the specialist must be employed locally. Freelance Contract Management applies when the specialist remains an independent consultant.
